第一章 总则
第一条 为进一步规范我校国际学术交流活动，充分发挥国际学术交流在提高我校办学水平和人才培养质量方面的积极作用，特制订石家庄铁道大学国际学术交流活动管理办法。
第二条 我校国际学术交流活动应遵循“目标明确，责权分明，对等互利，确保质量”的指导思想，鼓励多渠道、多形式开展国际学术交流活动，推动我校教学、科研水平的提高，为我校在一些领域跻身国际前沿创造条件。
第三条 国际学术交流活动管理及其资助范围界定
（一）在我校举办或承办的高水平国际学术会议。
（二）国（境）外知名学者来我校进行合作研究、学术讲座等。
（三）经学校认定对我校国际合作与交流有重要意义的相关活动。
第四条 设立基金及基金来源
设立石家庄铁道大学国际学术交流活动专项基金，对以上三个方面的项目进行资金资助。基金来源包括学校每年划拨的专项经费、社会团体和个人所捐助或赞助的资金等。
第五条 实行预申报制度
我校国际学术交流活动采用预申报制度，即各单位应在每年11月底前制定下一年度的国际学术交流活动计划，国际教育学院汇总后与相关单位一起制定全校国际学术交流活动计划和经费预算。凡未列入年度计划的学术活动，学校原则上不予经费资助。
第二章 举办高水平国际学术会议管理办法
第六条 基本条件
1.省级及以上重点学科、或在全国有一定影响的学科举办或承办的国际学术会议。
2.会议主题须有利于我校学科建设和师资队伍建设，会议主题所涉及的学科或技术领域，我校须具有一定的研究基础。
3.举办国际学术会议，与会人数应不少于3个国家或地区的15位代表，应邀请到国际上该领域的著名专家学者出席，收录高水平论文不少于20篇，须有我校学者提交会议交流的论文不少于3篇，会议论文一般应至少被ISTP(或ISSHP)收录。
4.会议组织机构健全，且须有我校专家学者进入会议的领导机构或论文评审委员会。
5.会议经费要落实到位。
第七条 审批程序
1.国际学术会议必须严格按照国家和河北省有关规定办理报批手续。未经报批，任何单位和个人都不得以学校名义主办或承办国际学术会议。
2.实行会前申报制度。我校主办或承办学术会议的具体实施单位(院、系、部、所等)必须在会前6个月向国际教育学院及相关单位提交主办或承办学术会议的报告，内容主要包括“会议名称、主题、意义、主办单位、会议时间、地点、会议组织机构、经费来源说明、日程安排、拟到会专家学者名单，我校提交论文情况等。并附政府主管部门(或学会、研究会)或委托单位的批文附件及会议背景材料等。
3.国际教育学院会同相关单位组织审查同意后，上报河北省有关部门进行审批。
第八条 经费来源及资助额度
1.在我校举办的国际学术会议，应坚持“以会养会”的原则，向与会者收取必需的费用用于会议开支。学校鼓励和支持主办或承办学术会议的校内单位积极向校外单位或组织争取和筹措会议所需经费，鼓励把有关会议事先列入国家、省相关基金资助计划。
2.学校将视会议的规模和影响，给予一次性资助5000-10000元人民币。资助费用主要用于前期组织和筹备会议的有关费用及租用学校有关场地费用、接待、用车等。
第九条 会后报告制度
学术会议结束后，须在一个月内向国际教育学院提交1000字以内的会议综述和会议经费决算表各1份。逾期不报者，不再受理其单位及个人以后的申请。
第三章 邀请国外知名学者来我校进行合作研究、学术讲座等管理办法
第十条 基本条件
1.被邀请者一般应是国际著名学者和学术水平高、工作经验丰富的专家，一般应具有博士学位和相当于副教授以上的职称。
2.被邀请的合作研究者应与我校相关合作人有实质性的合作课题，并出具能够证明具有合作依据的文件资料。
3.申请获准的来校一个月以上的国（境）外合作研究者，需与邀请方所在的院、系、所签订合同书，明确合作期间的研究方向、预期目标、合作期限、成果标注和共享形式以及双方的责权利，鼓励在访问结束后一年时间内，在国内外本学科高水平刊物上至少发表1篇以石家庄铁道大学为第一署名单位的学术论文。
第十一条 审批程序
邀请国（境）外知名学者来我校进行合作研究、学术讲座等，邀请方（院、系、所）需提前3个月向国际教育学院递交拟邀请申请书，并填报《石家庄铁道大学邀请国（境）外学者来校申请表》，国际教育学院会同相关单位进行形式审查同意后，方可实施。
第十二条 经费来源及资助额度
1.邀请国（境）外知名学者来我校进行合作研究、学术讲座等，经费来源由邀请单位（或邀请人）负责，学校适当补贴。
2.邀请国（境）外知名学者来我校做学术讲座并被批准后，学校补贴1000元；邀请国外同行来校举办学术研讨会等并被批准后，视规模和影响给予1000-5000元资助（参会的外籍专家在1-3人规模的，补贴1000元；4-10人规模的，补贴3000元；10人以上规模的，学校补贴5000元）。
3.资助费用主要用于前期组织和筹备会议的有关费用及租用学校有关场地费用、接待、用车等。
4.邀请境外学者来我校做合作研究并被批准后，学校可根据外教公寓房屋剩余情况给予免费安置，免费时间最长不得超过30天，超出者根据我校相关标准收取住房租金。
第十三条 实施后报告制度
邀请单位应在邀请活动结束后十五个工作日之内将总结报告、相关资料交国际教育学院存档，以备考核。逾期不报者，不再受理其单位及个人以后的申请。
第四章 到国（境）外参加高水平国际学术会议管理办法
第十四条 基本条件
1、在国（境）外举办的高水平国际学术会议。
2、有正式会议通知，会议内容与参会者现从事学科专业相符。
3、拟参加的国际学术会议在其会议通知中明确承诺将以有国际书号的学术期刊或会议论文集形式（纸质或CD-ROM光盘）发表申请者的论文全文。
第十五条 审批程序
1、申请人必须在会前三个月提出申请，经所在院（系）同意后，持会议通知、批准参会的文件材料、提交的会议论文复印件（目录、论文全文）、经费预算等材料到校国际教育学院申报，同时填写《石家庄铁道大学出国（境）参加国际会议申请表》。
2、国际教育学院进行审查同意后，方可办理出国手续。
第十六条 会后报告制度
申请人在学术会议结束回国后十五个工作日之内将总结报告，相关资料（包括申请人背景介绍、报告内容、声像资料、磁介质资料等）交国际教育学院存档，以备考核。逾期不报者，不再受理其个人以后的申请。
第十七条 本办法自公布之日起施行，以前发布的有关规定与本办法不一致的，以本办法为准，本办法由国际教育学院负责解释。