石家庄铁道大学
办理因公出国（境）程序及要求
一、审批程序
（一）个人申请
出访人向所在二级单位递交申请，由各单位于每年9月5日前制定下一年度出访计划，交到国际教育学院汇总整理。
出访人在石家庄铁道大学OA系统“石家庄铁道大学因公出国（境）审批流程”申请校内审批。填写出访人信息，并注明邀请人身份（姓名、性别、单位、职务和职称）、出国（境）的国家或地区、具体时间、出国目的和任务、经费来源等。
按照铁大财﹝2018﹞170号文件规定，所有因公出访事项均须进行经费先行审核。
（二）校内公示（ 5个工作日）
内容包括出国（境）人员姓名、单位和职务，出访国家、任务、日程安排、往返航线，邀请函、邀请单位情况介绍，经费来源和预算等。
（三）上报主管部门审批
具体要求见第“二”条。
（四）出国行前教育
出访人主动接受行前教育，认真学习阅读《因公出国行前教育的基本内容》，并在《行前培训确认件》上签字。
二、上级单位报批程序及要求
（一）处级及以下人员报批程序（约3个工作日）
出访人员将《因公出国申报表》、《因公临时出国团组经费申请表》填写审批后交由国际教育学院上报省外办。
（二）市厅级人员报批程序（约30个工作日）
1．向分管省领导请假
先向省教育厅报送正式请示件，由省教育厅以正式请示件报送省领导。
２．审批（省领导批示后）
先向省教育厅报送正式请示件，由省教育厅以正式请示件报送省外办（附省领导的请假批示），最后由省外办报送省政府审批，下达出国、赴港澳任务批件。报批材料及要求如下：
出访正式请示件
（１）请示件主体
出国（境）任务要明确、写清楚，任务要有实际意义，与科研和教学等紧密结合，不要出现“考察”、“参观”等，避免安排游玩性质的活动。参加会议要写清会议的名称、主要内容、主办单位、承办单位，与本人研究领域的联系、意义；如果宣读论文，需写明论文题目和主要内容。
（２）附件一：邀请函及译文
报送请示件的邀请函用电子件或复印件。邀请要级别对等（会议邀请除外），一般用邀请单位或会议的信笺纸打印，并有邀请人签字。邀请信内容包括邀请人的姓名、单位名称、地址、电话，被邀请人的单位、职位，访问目的，详细日程，经济担保。
译文要按中文格式（标题、抬头、主体、落款）排版，标题用二号方正小标宋简体，主体和其它部分用三号“方正仿宋_GBK”；译文尽量不要出现外文（包括人名、地名和会议名称等）；称呼一般都用“你”，不用“您”。
（3）附件二：日程安排
出访日程安排要提前规划、考虑周全，严格控制国家数和在外停留天数。每次出访不超过3个国家或地区，在外停留时间不超过10天（含离、抵我国国境当日）。出访1个国家或地区不超5天，出访2个国家或地区不超8天。赴非洲和拉美航班衔接不便的国家可以增加1天。教学科研人员出国执行学术交流合作任务，在外停留天数根据实际需要安排。出入境的日期以中国的出入境章日期为准。日程安排要与出访任务一致。出国日程经审批后不得擅自更改。
字体字号同邀请函译文。日程时间要具体到某月某天、星期几。出境日期为第一天，入境日期为最后一天。写清出入境地点（城市）。
其他需要提供的材料：
（1）《因公临时出国团组经费申请表》
（2）身份证复印件
三、办理因公证照（3个工作日）
将下列材料交到国际教育学院，由专人到省外办护照室办理因公证照。所需材料（表格在省外办网站下载）如下：
（一）出国、赴港澳任务批件（带签字的原件）
出国（境）任务获批后，到省外办二楼接案室领取
（二）《因公临时出国人员备案表》或《因公赴港澳人员备案表》
按照政审权限，处级及以下人员由校党委备案，市厅级人员报省委组织部备案。
（三）身份证原件
（四）打印的《因公电子护照申请表》或《因公赴港澳通行证申请表》
按表中提示项目填写，切勿对表格进行改动。姓名拼音字母均为大写。“出生地”、“户籍地”填写省、直辖市名称。
（五）《出国签证事项表》
正反面打印，办理出国签证需2份，办理赴港澳通行证或前往互免签证国家1份。表中所列邀请单位、出国事由、出国团组名称、人数、领队姓名、名单，均须以批件为准。
（六）生物信息采集（面像、指纹、签名）
出访人员携带身份证到指定地点（师范街75号省直机关综合办公楼B座综合办事大厅，电话，87807353）取相和指纹录入。照片彩色机打，稍等可取。如果需要签证照片，请注明国家，一并打印。（照相、打印照片需付费）
注：1.原有出国证照的也须报批和办证程序；2.首次申请护照须提供本人户口页复印件；3.教学科研人员出国开展学术交流合作特殊情况需持普通护照出国，应说明理由并按组织人事管理权限报组织人事部门批准。
四、办理出国签证
因公出国签证可由出访人本人到省外办签证中心办理。各国签证所需材料不同，详情登录https://hebwb.hebei.gov.cn/，电话：87807323/27/15。签证所需基本资料如下：
（一）护照和《申请出国签证事项表》（由省外办出管处直接转到签证中心）
（二）出国、赴港澳任务批件或出国赴港澳任务确认件
（三）邀请信
某些使馆要求提供由本土寄出的邀请信原件，比如英国、法国、德国、日本、韩国等。
（四）同意派出函和费用证明
同意派出函要求用出访单位信头纸英文打印并由领导签字、盖章的原件。内容包括：姓名、职务、出访目的、停留天数、大概访问月份。
费用证明要在境外期间的往返机票、食宿以及医疗保险等都由哪个单位负担。
（五）旅馆订单和机票订单
订单时间要和申请出访时间完全吻合。
（六）出国人员家庭情况表（在省外办网站下载）
家庭地址、单位地址一定要写具体**街道（路）*号。
是否去过该国、是否拒签过要如实填写（其中也包括持因私护照的签证记录），要具体到*年*月停留了多少天。
在该国是否有亲属一项，包括有亲戚、子女在国外学习或工作的，一定要注意按要求详细填写姓名、工作学习单位和身份。
（七）签证照片
五、因公换汇
到指定银行（中行河北分行机场路支行，地址：石家庄市和平西路499号，电话：69695057）购买外汇。所需材料：
（一）因公临时出国/赴港澳团组经费申请表；
（二）非贸易非经营性用汇申请书（到国际教育学院领取）；
（三）因公出国（境）团组用汇申请表；
（四）出国赴港澳任务批件正本（彩色打印）；
（五）《机构代码证》（在OA系统申请）；
（六）经办人身份证原件、复印件。
六、回国事项
（一）因公出国团组上缴护照登记表
在省外办网站下载，回国后７天内交到国际教育学院。
（二）因公证照
回国后７天内交到国际教育学院，个人留存复印件。
（三）总结
在省外办网站下载模板，回国后15天内交到国际教育学院。
（四）外汇核销
回国后15内办理外汇核销手续。
联系电话：35052
办公地点：春晖楼B座1202
国际教育学院
2024年5月10日