石家庄铁道大学
办理因公出国（境）程序及要求
一、校内审批程序
（一）个人申请
填写《石家庄铁道大学出国（境）人员审批表》。“申请理由”要写清邀请人身份（姓名、性别、单位、职务和职称）、出国（境）的国家或地区、具体时间、出国目的和任务、经费来源。
出国（境）参会还需填写《石家庄铁道大学出国（境）参加国际会议申请表》。
（二）常委会审议
由国际教育学院向学校提交上会议题。
（三）校内公示（5个工作日）
内容包括出国（境）人员姓名、单位和职务，出访国家、任务、日程安排、往返航线，邀请函、邀请单位情况介绍，经费来源和预算等。
（四）上级单位报批文件起草及印制
具体要求见第“二”条。
（五）出国行前教育
出访人主动接受行前教育，认真学习阅读《因公出国行前教育的基本内容》，并在《行前培训确认件》上签字。
二、上级单位报批程序及要求
（一）处级及以下人员报批程序（约3个工作日）
学校向省外办报送出访正式请示件（可登录省外办网站查看制式，由学校外事专办员通过网络系统申报），同时抄送省教育厅备案，由省外办审批，下达出国、赴港澳任务批件。报批材料及要求如下：
1．出访正式请示件
（１）主体
出国（境）任务要明确、写清楚，任务要有实际意义，与科研和教学等紧密结合，不要出现“考察”、“参观”等，避免安排游玩性质的活动。参加会议要写清会议的名称、主要内容、主办单位、承办单位，与本人研究领域的联系、意义；如果宣读论文，需写明论文题目和主要内容。
（２）附件一：邀请函及译文
报送请示件的邀请函用电子件或复印件。邀请要级别对等（会议邀请除外），一般用邀请单位或会议的信笺纸打印，并有邀请人签字。邀请信内容包括邀请人的姓名、单位名称、地址、电话，被邀请人的单位、职位，访问目的，详细日程，经济担保。
译文要按中文格式（标题、抬头、主体、落款）排版，标题用二号方正小标宋简体，主体和其它部分用三号方正仿宋_GBK；译文尽量不要出现外文（包括人名、地名和会议名称等）；称呼一般都用“你”，不用“您”。
（3）附件二：日程安排
出访日程安排要提前规划、考虑周全，严格控制国家数和在外停留天数。每次出访不超过3个国家或地区，在外停留时间不超过10天（含离、抵我国国境当日）。出访1个国家或地区不超5天，出访2个国家或地区不超8天。赴非洲和拉美航班衔接不便的国家可以增加1天。出席国际会议，执行外交特殊使命，应对海外突发事件，参加体育比赛、文艺演出、展览及培训的在外停留天数根据任务需要从严控制。出入境的日期以中国的出入境章日期为准。日程安排要与出访任务一致。出国日程经审批后不得擅自更改。
字体字号同邀请函译文。日程时间要具体到某月某天、星期几。出境日期为第一天，入境日期为最后一天。写清出入境地点（城市）。
2．其他需要提供的材料：
（1）因公临时出国团组经费申请表
用于因公出国的科研经费，须有出国项目预算。申请表写清预算和费用出处，附科研项目预算清单，经所在单位、资金管理部门和财务处审核。
使用学校年度预算正常公用经费安排的因公出国（境）经费，须由所在单位申请、国际教育学院和财务处审核报校领导审批，并填写《因公临时出国团组经费申请表》。
（2）身份证复印件
（二）市厅级人员报批程序（约30个工作日）
1．向分管省领导请假
先向省教育厅报送正式请示件（请示件的要求与处级及以下人员相同），由省教育厅报送正式请示件向分管省领导请假。
２．审批（省领导批示后）
先向省教育厅报送正式请示件，由省教育厅正式行文报送省外办（附省领导的请假批示），最后由省外办报省政府审批，下达出国、赴港澳任务批件。
注：本科高校副职及享受本科院校正职待遇的领导人员因公临时出国赴港澳，取消事先向分管省领导请假程序。因公临时出国赴港澳执行一般性中外校际和科研院所的工作交流任务的，由学校行文报省教育厅。省教育厅审核同意后，向省政府行正式出访请示，送省外办按程序报省政府审批。
以专家学者及科研人员身份因公临时出国赴港澳开展教育教学活动、科学研究、学术访问、出席重要国际学术会议等任务的，由学校行文报省教育厅，省教育厅审核同意后出具《关于同意ⅹⅹⅹ出访ⅹⅹ的函》。学校持省教育厅出具的函和正式出访请示直报省外办审批。
三、办理因公证照（3个工作日）
将下列材料交到国际教育学院，由专人到省外办护照室办理因公证照。所需材料（表格在省外办网站下载）如下：
（一）出国、赴港澳任务批件
出国（境）任务获批后，在外办出国管理系统下载。
（二）《因公临时出国人员备案表》或《因公赴港澳人员备案表》
按照政审权限，处级及以下人员到学校党政办办理备案，市厅级人员到省委组织部办理备案。
（三）身份证或户口本原件
本校正式人员，因各种原因持外地身份证件，须由人事处出具其为本单位正式职工、因某某原因未更换身份证件的证明函。
（四）打印的《因公电子护照申请表》或《因公赴港澳通行证申请表》
按表中提示项目填写，切勿对表格进行改动。姓名拼音字母均为大写。“出生地”、“户籍地”填写省、直辖市名称。
有有效护照的申请人，在填写《因公电子护照申请表》时，可以不签名。
（五）《出国签证事项表》
正反面打印，办理出国2份，办理赴港澳通行证或前往互免签证国家1份。表中所列邀请单位、出国事由、出国团组名称、人数、领队姓名、名单，均须以批件为准。
（六）生物信息采集（面像、指纹、签名）
出访人员携带身份证到指定地点（师范街75号省直机关综合办公楼B座208室，电话，87807353）取相和指纹录入。照片彩色机打，稍等可取。如果需要签证照片，请注明国家，一并打印。（照相、打印照片需付费）
注：1.原有出国证照的也须报批和办证程序；2.首次申请护照须提供本人户口页复印件。
四、办理出国签证
因公出国签证可由出访人本人到省外办签证中心办理。各国签证所需材料不同，详情登录http://youxie.hebwb.gov.cn/，电话：87807323/27/15。签证所需基本资料如下：
（一）护照和《申请出国签证事项表》（由省外办出管处直接转到签证中心）
（二）出国、赴港澳任务批件或出国赴港澳任务确认件
（三）邀请信某些使馆要求提供由本土寄出的邀请信原件，比如英国、法国、德国、日本、韩国等。
（四）同意派出函和费用证明
同意派出函要求用出访单位信头纸英文打印并由领导签字、盖章的原件。内容包括：姓名、职务、出访目的、停留天数、大概访问月份。
费用证明要在境外期间的往返机票、食宿以及医疗保险等都由哪个单位负担。
（五）旅馆订单和机票订单
这两个订单的时间要和申请出访的时间完全吻合。
（六）出国人员家庭情况表（在省外办网站下载）
家庭地址、单位地址一定要写具体**街道（路）*号。
是否去过该国、是否拒签过要如实填写（其中也包括持因私护照的签证记录），要具体到*年*月停留了多少天。
在该国是否有亲属一项，包括有亲戚、子女在国外学习或工作的，一定要注意按要求详细填写姓名、工作学习单位和身份。
（七）签证照片
五、回国事项
（一）因公出国团组上缴护照登记表（赴港澳人员不填）
在省外办网站下载，回国后７天内交到国际教育学院。
（二）因公证照
回国后７天内交到国际教育学院，个人留存复印件。
（三）总结
在省外办网站下载模板，回国后1５天内交到国际教育学院。
联系电话：35052
办公地点：春晖楼B座1202
国际教育学院
2018年11月15日